Na afsluiting van de schriftelijke fase vindt in de meeste zaken een mondelinge behandeling plaats. Partijen worden per aangetekende brief voor de zitting opgeroepen. In met elkaar samenhangende zaken kan het college besluiten tot een gevoegde mondelinge behandeling.
In de oproep staan het tijdstip van de mondelinge behandeling en de locatie waar de zitting plaatsvindt vermeld. Indien u op de geagendeerde zittingsdag verhinderd bent, kunt u binnen de in de uitnodigingsbrief vermelde termijn om uitstel verzoeken. Daarna wordt slechts in zeer bijzondere gevallen uitstel verleend.
De zittingen worden gehouden in het gebouw van de Raad van State in Den Haag. Informatie over het toegangsbeleid en de bereikbaarheid met het openbaar vervoer en de auto is te vinden op de website van de Raad van State, www.raadvanstate.nl.
Het college stelt op prijs als partijen ter zitting verschijnen. Partijen zijn daartoe echter niet verplicht. Bijvoorbeeld kan het zijn dat u als klager of beklaagde meent dat uw standpunten in de schriftelijke fase van de procedure reeds voldoende duidelijk zijn verwoord. De griffie verneemt dat alsdan graag tijdig voor de zitting van u.
Gang van zaken ter zitting
U wordt bij binnenkomst in het zittingsgebouw door de receptie verwezen naar de zittingszaal. U dient zich zo nodig te kunnen legitimeren. Indien u belangstellenden (vrienden, familie) voor op de publieke tribune naar de zitting wenst mee te brengen, verneemt de griffie van het college dit om logistieke redenen graag ruim tevoren. Het is niet toegestaan om dieren naar de zitting mee te brengen.
De zittingen zijn openbaar, tenzij door het college op verzoek dan wel ambtshalve wordt besloten dat behandeling achter gesloten deuren plaatsvindt. Dit laatste betekent dan dat bij de zitting geen publiek wordt toegelaten. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als er in een zaak teveel privé-aspecten spelen. Het is voor procespartijen niet mogelijk om apart en dus buiten aanwezigheid van de wederpartij mondeling te worden gehoord.
Tijdens de zitting worden door het college vragen aan partijen gesteld en krijgen partijen de gelegenheid om hun standpunt nog nader toe te lichten.
Het college kan zelf of op verzoek besluiten getuigen of deskundigen voor de zitting op te roepen en te horen. Daartoe wordt alleen overgegaan als dit voor de beoordeling en de te nemen beslissing nodig wordt geacht. Het staat partijen vrij om, indien zij dit wensen, zelf getuigen of deskundigen naar de zitting mee te brengen. De eventuele kosten daarvan komen alsdan voor eigen rekening. Gelieve de griffie van het college tevoren -14 dagen voor de zitting- te informeren als getuigen of deskundigen worden meegebracht, zodat de wederpartij hierover tijdig kan worden ingelicht en zich daarop kan voorbereiden.
Het is mogelijk dat door het college ter zitting of na de zitting nog wordt besloten nadere (schriftelijke) informatie op te vragen bij partijen of bij derden. Partijen worden hierover ter zitting of korte tijd na de zitting geïnformeerd. De beslissing in de zaak wordt dan aangehouden. Zo kan door het college worden besloten om, alvorens op de klacht te beslissen, nog een deskundige te raadplegen om schriftelijk bepaalde vragen te beantwoorden. In die situatie worden partijen overigens altijd nog in de gelegenheid gesteld op het rapport en de zienswijze van de deskundige te reageren en krijgen zij bericht over het verdere verloop van de procedure.