De procedures verlopen in de meeste gevallen identiek en zijn vergelijkbaar met procedures in de reguliere rechtspraak, waarbij elementaire rechtsbeginselen worden gewaarborgd, zoals het toepassen van hoor en wederhoor en het motiveren van de beslissing.
Er vindt eerst een schriftelijke fase plaats, waarin partijen hun standpunten over en weer kenbaar kunnen maken (klacht, verweer, evt. repliek en evt. dupliek). Partijen worden over en weer door de griffie van het college over iedere stap in de procedure schriftelijk geïnformeerd.
Lees hier verder over de schriftelijke fase
De klacht wordt in kopie toegezonden aan degene tegen wie de klacht is gericht, de beklaagde. De beklaagde krijgt 6 weken de gelegenheid om een verweerschrift in te dienen. Indien noodzakelijk kan deze termijn op een gemotiveerd verzoek of ambtshalve met enkele weken worden verlengd. Ook het verweerschrift dient per reguliere post en in tweevoud te worden ingediend. Het ligt voor de hand om alle relevante op de klacht betrekking hebbende stukken (bloeduitslagen, operatieverslagen, röntgenfoto’s etc.) in het geding te brengen. Bij onduidelijkheden kan contact met de griffie worden opgenomen. Meer algemeen ligt het op de weg van een procespartij om uit eigen beweging stellingen te onderbouwen en met bewijsstukken te staven, óók als daar door het tuchtcollege niet specifiek om wordt gevraagd.
Er kan zich de situatie voordoen dat een klager niet bekend is met de naam van de betrokken dierenarts of behandelaar. Bijv. bij een klacht over een dienstdoende dierenarts die alleen telefonisch is gesproken, maar van wie de naam aan de klagende partij niet bekend is gemaakt en door deze ook niet meer kan worden achterhaald. Als de praktijk waar deze dierenarts werkt wel bekend is, wordt de klacht naar de betreffende praktijk gestuurd met het verzoek om intern na te gaan wie de betrokken dierenarts is geweest, die dan in de gelegenheid wordt gesteld op de klacht te reageren middels een verweerschrift.
Na ontvangst van het verweerschrift, wordt een kopie daarvan aan de klager toegezonden. Deze krijgt de gelegenheid om binnen 6 weken op het verweerschrift te reageren door het insturen van een akte van repliek. Ook de akte van repliek dient per reguliere post en in tweevoud te worden ingediend.
Het is niet verplicht om een akte van repliek in te dienen. Indien u meent dat u niets meer heeft toe te voegen aan hetgeen u reeds in het initiële klaagschrift heeft opgeschreven en ook geen behoefte heeft om op het verweer te reageren, kunt u daarvan afzien. U kunt dit schriftelijk aan de griffie melden en alsdan wordt de schriftelijke fase van de procedure gesloten. Het kan ook zijn dat u na lezing van het verweer tot de conclusie komt dat u de klacht niet wilt voortzetten. U kunt dit schriftelijk aan de griffie kenbaar maken.
Indien een akte van repliek is ingediend, wordt deze in kopie naar beklaagde toegezonden, die vervolgens binnen 6 weken kan reageren middels een akte van dupliek. Ook de akte van dupliek dient per reguliere post en in tweevoud te worden ingediend. Indiening van een akte van dupliek is geen verplichting en u kunt daar als beklaagde vanaf zien. Na ontvangst van de akte van dupliek is de schriftelijke fase van de procedure in beginsel gesloten. Voor zover er nadien door partijen op eigen initiatief nog stukken worden ingediend, beslist het college of deze nog worden geaccepteerd.
Het college kan zelf in elke stand van het geding bij (een van) partijen om bepaalde aanvullende informatie verzoeken, indien zulks voor de te nemen beslissing nodig wordt geacht.
Afsluiting van de schriftelijke fase
Na afsluiting van de schriftelijke fase wordt beoordeeld of de klacht mondeling op een zitting zal worden behandeld.
Het kan zijn dat het college op basis van de schriftelijke stukken reeds voldoende is geïnformeerd om tot een beslissing te komen en dat aan partijen alsdan wordt gevraagd of zij instemmen met schriftelijke afdoening. Ook partijen kunnen een verzoek om schriftelijke afhandeling doen. Of een dergelijk verzoek wordt gehonoreerd zal met name afhangen van de vraag of het procesdossier voor het college voldoende informatie bevat om tot een afgewogen beslissing over de klacht te kunnen komen.