Procedure

Voorafgaande aan indiening van de klacht

In de particuliere zaken wordt van de klager verwacht dat wordt getracht de klacht over de verleende veterinaire zorg eerst met de betrokken dierenarts c.q. behandelaar te bespreken, alvorens wordt overgegaan tot indiening van een klacht bij het VTC. De situatie kan zich uiteraard voordoen dat de onderlinge verstandhouding zodanig verstoord is geraakt, dat het met elkaar in gesprek treden geen reële optie meer is en niet tot een oplossing van het geschil en herstel van vertrouwen meer kan leiden.

Er zijn overigens dierenartsenpraktijken die een eigen, interne klachtenregeling kennen (vgl. artikel 3.4 van de Code voor de dierenarts, KNMvD, maart 2010), die door ontevreden cliënten eerstens zou kunnen worden doorlopen. Het kan echter voorkomen dat hiermee geen oplossing wordt bereikt en dat een diereigenaar zich niet kan neerleggen bij de uitkomst van een interne of andere klachtenprocedure en ervan overtuigd blijft dat er door een dierenarts in veterinair opzicht verwijtbare fouten zijn gemaakt, hetgeen ter toetsing aan het VTC kan worden voorgelegd.

HOE DIENT U EEN KLACHT IN? 

U moet uw klacht schriftelijk, ondertekend en in tweevoud indienen, in de Nederlandse taal.

In uw klaagschrift dient u aan te geven wat u degene over wie u klaagt in diergeneeskundig opzicht verwijt. Indien uw klacht op meerdere personen betrekking heeft, dient u de verwijten c.q. klachten per persoon te beschrijven.

Het klaagschrift is vormvrij en mag bijv. ook handgeschreven zijn, mits de inhoud duidelijk leesbaar is. Indien u zich in de procedure door een gemachtigde wenst te laten vertegenwoordigen, dient u een daartoe strekkende schriftelijke machtiging tezamen met uw klacht aan het college toe te zenden.

U kunt geen klacht indienen tegen een dierenartspraktijk als zodanig. De klacht dient te zijn gericht tegen een individuele dierenarts c.q. behandelaar (of tegen meerdere individuele behandelaars). De beoordeling door het college zal zich verder sec richten op de veterinaire aspecten van de klacht. 

U wordt verzocht om met het klaagschrift tevens een ingevuld en ondertekend KLACHTFORMULIER aan de griffie van het college toe te sturen. Dit formulier is voor intern gebruik bedoeld en wordt met name aangewend voor statistische gegevensverzameling. Indien de klacht zich richt tegen meerdere dierenartsen of behandelaars, dan dient u per behandelaar een afzonderlijk klachtformulier in te sturen.

Vermeld bij het indienen van uw klaagschrift in ieder geval altijd:

- uw naam, adres en telefoonnummer;

- de naam en het (praktijk- of woon)adres van degene over wie u klaagt;

- de diersoort, de leeftijd en het geslacht van uw dier;

- een overzicht van wat er precies is gebeurd;

- een omschrijving van de klacht (waarover klaagt u en wat verwijt u de beklaagde?).

U dient tevens een kopie van het patiëntenverslag dat op de behandeling van uw dier(en) betrekking heeft bij de betrokken dierenarts c.q. behandelaar op te vragen en bij het klaagschrift te voegen. Mocht het ondanks uw inspanningen niet mogelijk zijn dit patiëntenverslag te verkrijgen, kunt u dit aan de griffie van het college doorgeven. Voor zover van toepassing en in uw bezit, ligt het voor de hand alle op de zaak betrekking hebbende uitslagen van onderzoeken en/of röntgenfoto's (op CD-rom of USB-stick) eveneens bij het klaagschrift te voegen.

Indien na de behandeling door degene over wie een klacht wordt ingediend nog een andere dierenarts of specialist is geconsulteerd of geraadpleegd, dan ontvangt het college ook graag een kopie van het patiëntenverslag van de opvolgend dierenarts.

 

DE SCHRIFTELIJKE FASE VAN DE PROCEDURE

Partijen worden over en weer door de griffie van het college over iedere stap in de procedure schriftelijk geïnformeerd.

Beoordeling klacht

Als het klaagschrift ter griffie is ontvangen, vindt een eerste onderzoek plaats. Daarbij wordt beoordeeld of de klacht veterinair van aard is, of deze voldoende duidelijk is en of er voldoende bijbehorende gegevens zijn aangeleverd. Het college houdt er bij de beoordeling van een klacht overigens rekening mee dat van indieners van een klacht niet altijd kan worden verlangd dat zij de juiste veterinaire terminologie kennen.

In sommige gevallen bevat het klaagschrift onvoldoende informatie. Zo kan niet duidelijk zijn omschreven tegen welke dierenarts / paraveterinair de klacht is gericht, of om welk diergeneeskundig handelen of nalaten het gaat. Er is dan meer informatie nodig. Als dit het geval is, kan de klager bij brief worden verzocht om de klacht binnen 30 dagen op de in de brief vernoemde  punten aan te vullen en/of nadere schriftelijke informatie te verstrekken. Indien hier binnen de gestelde termijn geen gevolg aan wordt gegeven, wordt de klacht in beginsel buiten behandeling gesteld.

In de schriftelijke fase van de procedure wordt ook beoordeeld of het college bevoegd is om op de klacht te beslissen en of de klacht ontvankelijk is. Zo wordt nagegaan of wordt geklaagd over kwesties die binnen het bestek van het veterinair tuchtrecht vallen en of niet onredelijk lang is gewacht met indiening van de klacht. Een klacht dient binnen een ‘redelijke termijn’ te worden ingediend nadat het vermeende onjuist of nalatig handelen zich heeft voorgedaan. Indien de klager daarmee bijv. nog jaren wacht, bestaat de gerede kans dat de klacht niet meer in behandeling wordt genomen.  Uitzondering zou kunnen zijn als een klager redelijkerwijs niet eerder bekend kon zijn met het (mogelijk) klachtwaardig handelen en de gevolgen ervan. Het college zal daarover per geval beslissen, waarbij wordt gekeken naar de reden van de verlate indiening en tevens een belangenafweging plaatsvindt.

Bij screening van uw klacht kan ook blijken dat u geen direct belanghebbende bent (als u een klacht heeft ingediend over de behandeling van het huisdier van uw buurman). U zult dan niet-ontvankelijk worden verklaard. Ook kan het zijn dat uit de stukken niet blijkt dat u een klacht heeft over het diergeneeskundig handelen van uw wederpartij (bijvoorbeeld als u alleen klaagt over de kosten van een uitgevoerde behandeling). 

Verweer

De klacht wordt in kopie toegezonden aan degene tegen wie de klacht is gericht, de beklaagde. De beklaagde krijgt 6 weken de gelegenheid om een verweerschrift in te dienen. Indien noodzakelijk kan deze termijn op een gemotiveerd verzoek of ambtshalve met enkele weken worden verlengd. Ook het verweerschrift dient per reguliere post en in tweevoud te worden ingediend. Het ligt voor de hand om alle relevante op de klacht betrekking hebbende stukken (bloeduitslagen, operatieverslagen, röntgenfoto’s etc.) in het geding te brengen. Bij onduidelijkheden kan contact met de griffie worden opgenomen.

Er kan zich de situatie voordoen dat een klager niet bekend is met de naam van de betrokken dierenarts of behandelaar. Bijv. bij een klacht over een dienstdoende dierenarts die alleen telefonisch is gesproken, maar van wie de naam aan de klagende partij niet bekend is gemaakt en door deze ook niet meer kan worden achterhaald. Als de praktijk waar deze dierenarts werkt wel bekend is, wordt de klacht naar de betreffende praktijk gestuurd met het verzoek om intern na te gaan wie de betrokken dierenarts is geweest, die dan in de gelegenheid wordt gesteld op de klacht te reageren middels een verweerschrift.

Repliek

Na ontvangst van het verweerschrift, wordt een kopie daarvan aan de klager toegezonden. Deze krijgt de gelegenheid om binnen 6 weken op het verweerschrift te reageren door het insturen van een akte van repliek. Ook de akte van repliek dient per reguliere post en in tweevoud te worden ingediend.

Het is niet verplicht om een akte van repliek in te dienen. Indien u meent dat u niets meer heeft toe te voegen aan hetgeen u reeds in het initiële klaagschrift heeft opgeschreven en ook geen behoefte heeft om op het verweer te reageren, kunt u daarvan afzien. U kunt dit schriftelijk aan de griffie melden en alsdan wordt de schriftelijke fase van de procedure gesloten. Het kan ook zijn dat u na lezing van het verweer tot de conclusie komt dat u de klacht niet wilt voortzetten. U kunt dit schriftelijk aan de griffie kenbaar maken.

Dupliek

Indien een akte van repliek is ingediend, wordt deze in kopie naar beklaagde toegezonden, die vervolgens binnen 6 weken kan reageren middels een akte van dupliek. Indiening van een akte van dupliek is geen verplichting en u kunt daar als beklaagde vanaf zien. Na ontvangst van de akte van dupliek is de schriftelijke fase van de procedure in beginsel gesloten. Voor zover er nadien door partijen op eigen initiatief nog stukken worden ingediend, beslist het college of deze nog worden geaccepteerd.

Het college kan zelf in elke stand van het geding bij (een van) partijen om bepaalde aanvullende informatie verzoeken, indien zulks voor de te nemen beslissing nodig wordt geacht.

Eventuele schriftelijke afdoening 

Na afsluiting van de schriftelijke fase wordt beoordeeld of de klacht mondeling op een zitting zal worden behandeld. Het kan zijn dat het college op basis van de schriftelijke stukken reeds voldoende is geïnformeerd om tot een beslissing te komen en dat aan partijen alsdan wordt gevraagd of zij instemmen met schriftelijke afdoening. Ook partijen kunnen een verzoek om schriftelijke afhandeling doen. Of een dergelijk verzoek wordt gehonoreerd zal met name afhangen van de vraag of het procesdossier voor het college voldoende informatie bevat om tot een afgewogen beslissing over de klacht te kunnen komen.

DE MONDELINGE BEHANDELING 

Na afsluiting van de schriftelijke fase duurt het thans gemiddeld 4 maanden –afhankelijk van de instroom van klachten- voordat een zaak op een zitting mondeling wordt behandeld. In met elkaar samenhangende zaken kan het college besluiten tot een gevoegde mondelinge behandeling.

Partijen worden per aangetekende brief voor de zitting opgeroepen. In de oproep staan tijdstip van de mondelinge behandeling en de locatie waar de zitting plaatsvindt. Indien u op de geagendeerde zittingsdag verhinderd bent, kunt u binnen de in de uitnodigingsbrief vermelde termijn om uitstel verzoeken. Daarna wordt slechts in zeer bijzondere gevallen uitstel verleend.

Het college stelt op prijs als partijen ter zitting verschijnen. Partijen zijn daartoe echter niet verplicht. Bijvoorbeeld kan het zijn dat u als klager of beklaagde meent dat uw standpunten in de schriftelijke fase van de procedure reeds voldoende duidelijk zijn verwoord. De griffie verneemt dat alsdan graag tijdig voor de zitting van u.

Gang van zaken ter zitting

U wordt bij binnenkomst in het zittingsgebouw door de receptie verwezen naar de zittingszaal. U dient zich zo nodig te kunnen legitimeren. Indien u belangstellenden (vrienden, familie) voor op de publieke tribune naar de zitting wenst mee te brengen, verneemt de griffie van het college dit om logistieke redenen graag ruim tevoren. Het is niet toegestaan om dieren naar de zitting mee te brengen.

De zittingen zijn openbaar, tenzij door het college op verzoek dan wel ambtshalve wordt besloten dat behandeling achter gesloten deuren plaatsvindt. Dit laatste betekent dan dat bij de zitting geen publiek wordt toegelaten. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als er in een zaak teveel privé-aspecten spelen. Het is voor procespartijen niet mogelijk om apart en dus buiten aanwezigheid van de wederpartij mondeling te worden gehoord.

Tijdens de zitting worden door het college vragen aan partijen gesteld en krijgen partijen de gelegenheid om hun standpunt nog nader toe te lichten.

Het college kan zelf of op verzoek besluiten getuigen of deskundigen voor de zitting op te roepen en te horen. Daartoe wordt alleen overgegaan als dit voor de beoordeling en de te nemen beslissing nodig wordt geacht. Het staat partijen vrij om, indien zij dit wensen, zelf getuigen of deskundigen naar de zitting mee te brengen. De eventuele kosten daarvan komen alsdan voor eigen rekening. Gelieve de griffie van het college tevoren -14 dagen voor de zitting- te informeren als getuigen of deskundigen worden meegebracht, zodat de wederpartij hierover tijdig kan worden ingelicht en zich daarop kan voorbereiden.

Het is mogelijk dat door het college ter zitting of na de zitting nog wordt besloten nadere (schriftelijke) informatie op te vragen bij partijen of bij derden. Partijen worden hierover ter zitting of korte tijd na de zitting geïnformeerd. De beslissing in de zaak wordt dan aangehouden. Zo kan door het college worden besloten om, alvorens op de klacht te beslissen, nog een deskundige te raadplegen om schriftelijk bepaalde vragen te beantwoorden. In die situatie worden partijen overigens altijd nog in de gelegenheid gesteld op het rapport en de zienswijze van de deskundige te reageren en krijgen zij bericht over het verdere verloop van de procedure.

DE UITSPRAAK

Indien het college zich na afloop van de mondelinge behandeling voldoende geïnformeerd acht om tot een beslissing te komen, dan wordt de behandeling van de zaak aan het einde van de zitting door de voorzitter gesloten en meegedeeld binnen welke termijn u de uitspraak kunt verwachten.

Het college pleegt binnen een termijn van 2 maanden na de mondelinge behandeling schriftelijk uitspraak te doen. Mocht dit anders zijn of mocht een aangekondigde uitspraakdatum nadien worden uitgesteld, ontvangen partijen daaromtrent  bericht.

De uitspraak wordt in het openbaar uitgesproken. Partijen hoeven op de zitting waar de uitspraak wordt gedaan niet aanwezig te zijn. De uitspraak wordt per aangetekend schrijven naar partijen toegezonden. Daarbij wordt ook vermeld onder welke voorwaarden en op welke wijze er hoger beroep tegen de uitspraak kan worden ingesteld.

Intrekking van de klacht

Intrekking van de klacht is in elke fase van de procedure mogelijk, zolang er nog geen uitspraak is gedaan. Bijvoorbeeld kan het zijn dat u als klager in de loop van de procedure contact met uw wederpartij heeft gekregen en tot een minnelijke regeling bent gekomen. Of dat u zich op basis van het verweer kunt verenigen met de daarin door uw wederpartij gegeven uitleg en dat u bij nader inzien de mening bent toegedaan dat de klacht wat u betreft niet meer hoeft te worden voortgezet. U dient de griffie van de intrekking schriftelijk in kennis te stellen. De klacht wordt dan als afgedaan beschouwd en het dossier zal worden gesloten. Uw wederpartij zal dienovereenkomstig worden bericht.

Het is wettelijk mogelijk –maar komt in de praktijk zelden voor- dat de behandeling van een klacht na intrekking toch wordt voortgezet. Dit is het geval als de beklaagde partij dit verlangt. Ook heeft de klachtambtenaar de bevoegdheid om een ingetrokken klacht over te nemen en voort te zetten, als het algemeen belang voorzetting van de klacht zou vorderen, ter beoordeling aan de klachtambtenaar. Ook dit laatste komt in de praktijk niet of zelden voor.

Adreswijziging

Partijen worden over iedere stap in de procedure schriftelijk geïnformeerd. Mocht u in de loop van de procedure verhuizen, dan dient u dit zo spoedig mogelijk aan de griffie van het college door te geven. De klagende partij loopt het risico dat de procedure wordt stopgezet, als processtukken onbestelbaar blijken vanwege onbekendheid met in de loop van de procedure gewijzigde adresgegevens.